Vacante

Consultoría para Asistente de Oficina – FAO RD

(Consultorías)

RESUMEN DE LOS TDRs

Descripción general de la(s) TAREA(s) y objetivos que deben alcanzarse

El/la Asistente de Oficina apoya las funciones de organización de la Representación bajo la dirección general de la Representante Asistente para Administración y en apoyo directo al Representante de la FAO. El trabajo implica una interacción frecuente con otras unidades de la oficina y la Organización en su conjunto, personal en otros Representaciones, funcionarios gubernamentales, funcionarios del Sistema de NNUU, consultores y organizaciones externas. Además, el trabajo se realiza en estrecha relación con la Representante Asistente para Programas. Las relaciones de trabajo pueden ser de alto nivel organizacional, requiriendo muy buenas habilidades de comunicación oral y escrita y con experiencia en el manejo de asuntos delicados. El /la Asistente de Oficina se destaca por su capacidad de organización, habilidades para multitareas y espíritu de trabajo en equipo.

Resultados Esperados:

  1. Analizar, gestionar y supervisar un volumen amplio y diversificado de correspondencia y documentaciones complejas, a menudo de carácter confidencial y sensible; Garantizar su enrutamiento, respuesta, priorización, exactitud, coherencia, traducción (cuando necesario) y puntualidad; Traer problemas sensibles y prioritarios a la atención del supervisor;

  2. Elaborar cartas memorandos, faxes, etc., que se ajusten a los estándares de organización, utilizando gramática, puntuación y estilo propios.

  3. Organizar citas y viajes de trabajo, mantener la agenda y recibir visitantes para el Representante; apoyar a las Representantes Asistentes de Programa y de Administración en arreglos similares para las operaciones del programa.

  4. Organizar reuniones de alto nivel, finalizar agendas e invitaciones, asegurar la producción y distribución de documentación, tomar notas y preparar actas, y dar seguimiento a las acciones requeridas;

  5. Asistir en la preparación y planificación logística de diversos eventos, como misiones de alto nivel, conferencias, seminarios y talleres.

  6. Establecer procedimientos internos y sistemas de seguimiento para correspondencia y documentos; Verificar que el trabajo se realiza de acuerdo con las normas corporativas; Supervisar el progreso del trabajo;

  7. Responder a consultas internas y externas de clientes externos e internos y, según sea necesario, y / o asegurar el direccionamiento al personal apropiado para manejarlo; Coordinar las respuestas a las preguntas sensibles en nombre del supervisor;

  8. Seguimiento a la preparación de informes, correspondencia, notas informativas y otros documentos; revisar documentos y hacer cambios en su formato o estilo de acuerdo con las prácticas estándar; realizar investigaciones y preparar materiales de información para el supervisor; Proporcionar traducciones informales de español a inglés y viceversa;

  9. Servir de respaldo a otros colegas y asistentes del equipo en las tareas administrativas y de programas.

  10. Mantener / actualizar listas de distribución, listas telefónicas / direcciones de contactos y distribuir documentos al equipo sobre tareas relevantes.

Requisitos mínimos y competencias:

Educación

Diploma universitario en Administración de Empresas/ Administración de Oficinas; Estudios Secretariales avanzados

Cursos de formación especializada en alta dirección, relaciones públicas, relaciones internacionales y / o desarrollo

Idiomas: Manejo fluido del Inglés (por lo menos a Nivel B1-B2 del Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas (MCER)); conocimientos de francés (deseable)

Tecnología: Manejo fluido de las aplicaciones de Microsoft Office y habilidades para Internet, redes sociales y otras tecnologías.

Experiencia

Mínimo tres años de experiencia relevante en una organización internacional o del sector público o privado.

Competencias

Tecnología y conocimiento de sistemas – Demuestra conocimientos avanzados y experiencia trabajando con aplicaciones de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Tiene capacidad y voluntad de mantener el conocimiento y las habilidades actualizados en tecnología.

Gestión de proyectos y tareas – Posee buenas habilidades organizativas, de resolución de problemas y capacidad para trabajar con competencia y supervisión mínima. Demuestra atención al detalle y a la calidad. Tiene capacidad para gestionar múltiples tareas y completar tareas dentro del calendario acordado.

Políticas, procesos y procedimientos institucionales – Demuestra conocimiento de los programas y productos propios de la oficina, conoce a los actores clave, entiende su propio rol. Muestra la comprensión de las políticas y procedimientos corporativos relevantes para el área de responsabilidades asignadas y es capaz de aplicarlas / implementarlas.

• Versatilidad y adaptabilidad – Demuestra flexibilidad y es receptiva a la implementación de nuevas soluciones. Está dispuesto a estirar su propia capacidad. Demuestra la motivación para aprovechar y adaptarse a efectuar el cambio.

• Orientación al cliente – Expone una actitud positiva y profesional de servicio al cliente; Es capaz de comprender las necesidades de los clientes y completarlos profesionalmente.

• Impulsar resultados: toma posesión personal y responsabilidad para cumplir con los plazos y lograr resultados acordados, y tiene la organización personal para hacerlo.

• Trabajo en Equipo (Colaboración) e Inclusión – Colabora con otros miembros del equipo y contribuye productivamente al trabajo y producción del equipo, demostrando respeto por diferentes puntos de vista.

Conocimiento, Aprendizaje y Comunicación – Tiene buen conocimiento del (de los) idioma (s) requeridos por la oficina. Capaz de escribir con claridad, editar y corregir borrador de comunicaciones. Capaz de aprender y compartir conocimientos / información en toda la oficina.

• Juicio de negocios y toma de decisiones analíticas – Capaz de manejar la información y apoyar la retención y disposición de información y registros. Puede buscar, reportar y entregar información básica de diversas fuentes e independientemente responder a preguntas básicas.

Presentación de propuestas:

Las personas interesadas en aplicar deberán enviar Formulario de Antecedentes Personales, Carta de motivación, Currículo Vitae a la dirección FAO-DO@fao.org indicando en el asunto “Consultoría Nacional-Asistente de Oficina”. La fecha límite para aplicar es 9 de junio, 2017. Notar que esta vacante está abierta para nacionales o residentes legales en el país.

Proceso de selección:

Para la evaluación de las propuestas se utiliza un procedimiento que consta de tres etapas. En un primer momento se considerarán todas las propuestas recibidas y se valorarán contra el cumplimiento de las competencias y habilidades requeridas (esto es análisis de perfil profesional y experiencia del ofertante vs. el termino de referencia). De los resultados de este primer momento saldrá una lista corta que será contactada para una evaluación de competencias y, finalmente, las mejores puntuaciones serán convocadas a una entrevista presencial. De ahí se procederá a la selección de la candidatura más idónea.

Detalles

Departamento(s):

Proyectos

Área temática de la vacante:

Oferta

Horario:

Completo

Días laborales:

Lunes a Viernes

Tanda:

Completa

Alojamiento:

No ofrecido

Accessibilidad física:

Accesible a personas con discapacidad

Vacante de cuota protegida:

No

Requerimientos

Edad:

De 18 a 25 años

De 26 a 35 años

De 36 a 49 años

Más de 50 años

Nacionalidad:

Dominicana

Extranjera con Permiso de Residencia

Nivel educativo:

Universitario

Experiencia profesional:

Operativa

Ejecutiva

Administrativa

Habilidades informáticas:

Avanzadas

Idiomas requeridos:

Español

Inglés

Idiomas valorados:

Francés

Licencia de conducir:

No aplica

Seguro medico propio:

No aplica

Papel de buena conducta:

Requerido

Ubicación

Región:

Ozama (Santo Domingo)

Provincia:

Distrito Nacional

Dirección:

Casa de Naciones Unidas, Mirador Sur, Santo Domingo, República Dominicana

Municipio:

Distrito Nacional

Zona Especial:

Mancomunidad del Gran Santo Domingo

Datos de contacto

Nombre:

FAO República Dominicana

Cargo:

Contratante

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