Vacante

Asistente Administrativ@

(Empleo)

Sobre la Organización

Heartland Alliance International (HAI) es una organización de derechos humanos con base en Chicago que trabaja para asegurar la recuperación emocional y justicia para las comunidades más vulnerables, enfrentando algunos de los retos más complejos en el ámbito de la promoción de derechos humanos a nivel mundial. HAI tiene casi una docena de oficinas internacionales que implementan programas para abordar diversos problemas de derechos humanos, y cuenta también con el Marjorie Kovler Center de Chicago para el tratamiento de sobrevivientes de la tortura

 Objetivos del Puesto

Brindar un apoyo integral y oportuno a la Dirección Financiera y Administrativa de HAI, en lo referente a las gestiones administrativas y financieras, a fin de lograr los resultados propuestos por los proyectos implementados por la organización.

 Funciones y Responsabilidades Esenciales:

  • Elaborar y procesar informes, notas circulares, memorándum y cualquier otro tipo de escrito, solicitado por el superior inmediato con la amplitud y periodicidad que le sean requeridos por el mismo.
  • Mantener organizados los documentos recibidos.
  • Verificar y proveer de materiales, útiles de oficinas y herramientas necesarias al staff de la organización.
  • Fotocopiar documentos diversos.
  • Mantener adecuadamente ordenado y actualizado el archivo de documentos y respaldo de los diferentes actividades financieras y administrativas realizadas.
  • Gestionar y controlar las remisiones de documentaciones dentro y/o fuera de la institución.
  • Recibir, registrar y tramitar todos los documentos, correspondencias, revistas y otros.
  • Apoyar en la realización de convocatorias de reuniones virtuales solicitadas por el staff de la organización.
  • Atender llamadas telefónicas y gestionar su debida atención. Registrar las llamadas o mensajes. Realizar llamadas telefónicas para la realización de actividades propias y solicitadas.
  • Controlar que todos los documentos recibidos, sean tramitados en tiempo y forma.
  • Dar apoyo administrativo, logístico y financiero para la implementación de los proyectos, conforme a las reglas y procedimientos de Heartland Alliance International;
  • Apoyar con los procedimientos de compras de bienes y las contrataciones de servicios
  • Apoyar con la elaboración de las solicitudes de pagos que se le especifiquen
  • Mantener actualizados los archivos (físico y electrónico) de documentos de informes administrativo-financieros, así como de las comunicaciones que se elaboren o reciban;
  • Gestionar el apoyo logístico para las reuniones de la Coordinación General
  • Recepción de las facturas por servicios contratados o bienes adquiridos por los programas, y verificar la correspondencia de toda la documentación de adjunta.
  • Cualquier otra actividad dentro del área de su especialidad, que le sea solicitada por la Dirección Financiera y Administrativa.

Cualificaciones:

Para poder realizar el trabajo de forma exitosa, la persona debe realizar cada deber de forma satisfactoria. Los requisitos explicados a continuación representan el nivel de conocimiento y habilidad necesarios para esta posición.

  • Educación superior a nivel universitario o técnico en administración, contabilidad o carreras afines.
  • Experiencia especifica en cargos similares, de al menos 1 (un) año, en entidades públicas o privadas, deseable conocimiento de procedimientos administrativos en el ámbito de las Organizaciones No Gubernamentales ONGs.
  • Manejo de aplicaciones informáticas de oficina (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, etc.) y de sistemas de información de apoyo a la gestión. Indicar en el CV.
  • Dominio del idioma español y conocimientos prácticos del inglés será valorado.

Habilidades: Para llevar a cabo labores exitosamente, la persona debe contar con las siguientes habilidades:

  • Análisis – Sintetizar e interpretar información compleja; investigar y registrar datos.
  • Habilidad de trabajar en un ambiente internacional y multicultural;
  • Trabajo en Equipo – Balancear responsabilidades de equipo e individuales; mostrar apertura y respeto a diferentes ideas; proveer y recibir retroalimentación; contribuir a la creación de un espíritu de equipo positivo; anteponer éxito del equipo antes que el propio.
  • Planeación/organización – Priorizar y planear actividades de equipo; utilizar tiempo de forma eficiente; establecer objetivos y llevarlos a cabo de forma realista.
  • Cantidad – Cumplir con estándares de productividad; completar trabajo a tiempo; esforzarse para incrementar
  • Seguridad – Seguir procedimientos de seguridad y determinar acciones apropiadamente a falta de instrucción.
  • Utilizar equipo y material de forma apropiada.
  • Adaptabilidad – Capacidad de adaptarse a cambios en ambiente de trabajo. Manejar gran volumen de trabajo y cambiar métodos en caso de ser necesario. Habilidad de manejar situaciones de emergencia o
  • Dependencia – Seguir instrucciones, responder a gestiones de forma positiva, tomar responsabilidad por acciones propias, mantener compromisos, completar tareas asignadas a
  • Iniciativa – buscar tener más responsabilidades, tomar acciones de forma independiente y calcular riesgos, tomar ventaja de oportunidades que se presenten y ofrecer ayuda en caso de que se
  • Compromiso para la promoción de derechos
  • Sensibilidad con el enfoque de género y étnico

Favor aplicar utilizando el siguiente link: https://heartlandalliance.bamboohr.com/jobs/view.php?id=383

 

Detalles

Departamento(s):

Administración

Área temática de la vacante:

Oferta

Horario:

Completo

Días laborales:

Lunes a Viernes

Tanda:

Completa

Alojamiento:

No ofrecido

Accessibilidad física:

No aplica

Vacante de cuota protegida:

No

Requerimientos

Edad:

De 18 a 25 años

De 26 a 35 años

Nacionalidad:

Dominicana

Extranjera con Permiso de Residencia

Nivel educativo:

Universitario

Experiencia profesional:

Administrativa

Habilidades informáticas:

Básicas

Idiomas requeridos:

Español

Idiomas valorados:

Inglés

Licencia de conducir:

No aplica

Seguro medico propio:

No aplica

Papel de buena conducta:

No aplica

Ubicación

Región:

Ozama (Santo Domingo)

Provincia:

Distrito Nacional

Dirección:

Calle Roberto Pastoriza 16 Santo Domingo

Municipio:

Distrito Nacional

Zona Especial:

Mancomunidad del Gran Santo Domingo

Datos de contacto

Nombre:

Alexander Vallejo Torre

Cargo:

Director de Programas

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